Wenn alles Kopf steht: Miniatur Nr. 4 stellt sich dem Unerwartetem

Alles läuft nach Plan, sechs Wochen lang – bis plötzlich das Zahlungssystem ausfällt. Miniatur Nr. 4 erzählt, wie wir reagierten, als die Projektstufe «Anmeldungen» an die Grenzen stösst, und warum Ruhe, Struktur und Kommunikation dabei Gold wert waren.

Vom Impuls bis zur Umsetzung

Ende Oktober 2024 habe ich mich auf ein neues Abenteuer eingelassen: Ich bin Teil des Orga-Teams für das 31. Jahrestreffen des Réseau Franco-Allemand geworden. Ziel: Die Rencontre 2025 in Genf auf die Beine stellen. Ab da hatten wir knappe elf Monate ehrenamtliches Engagement, um drei Tage Austausch, Begegnung und Inspiration ins Leben zu rufen.

Zeitplan, Struktur, To-Do-Listen – alles war parat, um das Unerwartete in Schach zu halten. Tatsächlich wurden wir nicht enttäuscht, denn die Überraschung kam. «Wie geplant», bin ich versucht zu schreiben.

Der Moment, in dem das System stoppt

Sechs Wochen nach dem Start der Anmeldung, mitten im ersten kraftvollen Schwung, blieb plötzlich alles stehen. Das Zahlungssystem für Kreditkarten war von einem Tag auf den anderen ausgefallen. Einfach so, ohne Vorwarnung.

Die ersten Rückmeldungen kamen von Teilnehmenden, die – sagen wir – lieber mit Sprache als mit Technik arbeiten. Zunächst gingen wir davon aus, sie hätten bloss Mühe, das System zu bedienen.

Nach mehreren Erklärungen per Mail betrieben wir sogar eine kleine live Hotline-Session und kamen zum Schluss, es liege an deaktivierten JavaScripts.

Als in den folgenden Tagen ähnliche Rückmeldungen weiterhin kamen, war klar: Das Problem lag nicht vor dem Bildschirm, sondern dahinter. Drei Tage dauerte es insgesamt, bis überhaupt klar war, wo die Ursache lag. Und als wir es endlich wussten, schwand die Hoffnung auf eine schnelle Lösung. Die würde es nicht geben.

Reality Check. Wir mussten uns von der Kartenzahlung verabschieden.

Kommunikation pur

Was macht man da? Zunächst einmal kommunizieren, und zwar intensiv, weil der Sommer naht und die Adressaten haben ohnehin andere Dinge im Kopf als die Anmeldung für eine Konferenz in drei Monaten. Das heisst wiederholen und klarstellen, über alle Kanäle hinweg.

Gut, die Situation war beschrieben, aber das lieferte noch keine Lösung. Welche Optionen hatten wir? Im Grunde genommen eine einzige: Die gute alte Rechnung mit Überweisung. Willkommen im 21. Jahrhundert. Aber was blieb einem übrig?

Die PDF-Rechnung ist alles andere als bahnbrechend, aber sie funktionierte zuverlässig – ein unschätzbarer Vorteil.

Vor allem machte die Umstellung sichtbar, was sonst mit Kartenzahlungen oft im Hintergrund bleibt. Fragen rund um Wechselkurs und Bankgebühren wurden plötzlich prominent, und die Besucher aus der Euro-Zone leicht irritiert.

Für sie war Genf nicht nur eine Destination, sondern auch eine kleine Reise in die Welt der Bankpraktiken.

Ruhiges Handeln als Geheimwaffe

Man kann noch so gut planen – es wird immer etwas geben, das sich nicht planen lässt. Und manchmal ist das gar nicht schlimm.

Wir haben die Situation erklärt, eine Lösung gefunden, Rückfragen beantwortet und hin und wieder gemeinsam überlegt, ob Alternativen möglich sind. Am Ende funktionierte alles, nur anders als gedacht.

Genau deshalb ist eine klare Roadmap unerlässlich. Sie dient nicht dazu, dass alles so haargenau eingehalten wird, wie dort beschrieben, sondern gibt Halt und Orientierung, wenn Anpassungen notwendig sind. Mit einer Roadmap ist sofort ersichtlich, welche Bereiche von den Änderungen betroffen sind: man kann an die Umsetzung ruhig und gelassen herangehen, ohne in Hektik zu verfallen. In der Ruhe liegt die Kraft.

Wenn nicht alles rund läuft, darf es trotzdem keinen Stillstand geben.